Suivre les commissions de votre équipe dans Excel
Les trois tableaux à créer, les formules qui font le calcul, et la règle que presque tous les fichiers ratent : une commission se calcule sur l'argent encaissé, pas sur le montant du contrat.
De quoi un suivi de commissions a-t-il besoin ?
De trois tableaux, et pas d'un seul. C'est la première erreur des fichiers qu'on nous montre : tout tient sur une feuille, une ligne par vente, avec la commission écrite en dur dans une colonne. Ça fonctionne jusqu'au premier paiement en plusieurs fois, puis plus jamais.
La raison est simple. Une vente et un encaissement ne sont pas la même chose. Une vente à 6 000 € payée en trois fois, c'est une ligne de vente et trois lignes d'encaissement, chacune avec sa date et son sort. Tant que les deux vivent dans la même ligne, aucune formule ne peut distinguer ce qui est promis de ce qui est arrivé.
Membres
Une ligne par personne : nom, rôle, et son taux. Ce taux vit ici et nulle part ailleurs, pour qu'un changement se fasse à un seul endroit.
Ventes
Une ligne par deal : client, date, montant total, et surtout qui a fait quoi. Une colonne pour le closer, une pour le setter, une pour le manager. Ce sont ces trois colonnes qui rendront le calcul possible plus tard.
Échéances
Une ligne par paiement attendu : la vente à laquelle il appartient, son montant, sa date prévue, et une colonne « encaissé » qui vaut oui ou non. C'est la seule colonne qui déclenche de l'argent.
Les formules qui font le travail
Trois fonctions suffisent, et aucune macro n'est nécessaire. Les exemples ci-dessous supposent que vos trois tableaux sont mis en forme en tant que tableaux Excel, ce qui donne des noms de colonnes lisibles au lieu de références en lettres. Sur Google Sheets, les noms changent légèrement mais la logique est identique.
1. La commission du closer sur une échéance, et zéro tant qu'elle n'est pas encaissée
=SI([@Encaissé]="oui";
[@Montant] * RECHERCHEV([@Closer]; Membres; 3; FAUX);
0)2. Le cash réellement encaissé par un vendeur, toutes ventes confondues
=SOMME.SI.ENS(Échéances[Montant];
Échéances[Closer]; [@Nom];
Échéances[Encaissé]; "oui")3. Ses commissions acquises, en additionnant la colonne calculée en 1
=SOMME.SI.ENS(Échéances[Commission closer];
Échéances[Closer]; [@Nom];
Échéances[Encaissé]; "oui")4. Ce qu'il reste à lui verser, une fois retirés les versements déjà faits
=[@Commissions acquises]
- SOMME.SI.ENS(Versements[Montant]; Versements[Membre]; [@Nom])La quatrième suppose un quatrième tableau, celui des versements réels. Beaucoup d'équipes s'en passent et suivent les paiements dans leur banque ou dans un fil de messages. C'est précisément là que naissent les désaccords de fin de mois, parce que le fichier sait ce qui est dû et ignore ce qui a été payé.
La règle que presque tous les fichiers ratent
Une commission se calcule sur l'argent encaissé, pas sur le montant du contrat. C'est toute la différence entre un fichier qui tient et un fichier qui crée des dettes.
Prenons la vente à 6 000 € en trois fois, avec un closer à 10 %. Le fichier naïf inscrit 600 € de commission le jour de la signature. Si la deuxième échéance échoue, vous avez déjà annoncé 600 € pour 4 000 € reçus, et il faut reprendre 200 € à quelqu'un qui les considérait comme gagnés.
Le fichier juste inscrit trois commissions de 200 €, chacune déclenchée par sa propre colonne « encaissé ». Une échéance qui n'arrive jamais ne génère rien, sans qu'on ait à corriger quoi que ce soit. C'est la règle que Pifr applique par défaut, et elle n'a rien de propriétaire : vous pouvez l'écrire dans Excel dès aujourd'hui, c'est la formule numéro 1 ci-dessus.
Où ce fichier finit par casser
Il tiendra plus longtemps que vous ne le croyez. Mais quatre limites ne se règlent avec aucune formule, et elles arrivent toutes le même jour : celui où l'équipe grandit.
Les droits
Excel protège des cellules, pas des lignes selon qui regarde. Soit chacun voit ce que gagnent les autres, soit personne ne peut vérifier son propre chiffre.
Les versions
Le fichier part par mail, revient modifié, et deux vérités coexistent. Le partage en ligne aide, il n'empêche pas les copies locales.
La saisie
Cocher « encaissé » reste un geste humain. Tant que quelqu'un doit le faire à la main, il y aura des retards et des oublis, et ce sont eux qui font les écarts.
La confiance
Un fichier que vous seul pouvez modifier reste un fichier que vous seul pouvez modifier. C'est la limite dont personne ne parle en réunion et dont tout le monde parle en privé.
Ce que ce guide ne dit pas
Il ne dit pas de quitter Excel. Si vous vendez seul, ou si vous encaissez en une fois, le fichier ci-dessus suffira longtemps. Nous avons écrit une page à part sur le moment précis où il cesse de suffire : Pifr ou Excel.
Questions fréquentes
Quelles formules Excel utiliser pour calculer des commissions ?
Trois suffisent. SI() pour ne compter une commission que si l'échéance est encaissée, RECHERCHEV() pour aller chercher le taux du vendeur dans la table des membres, et SOMME.SI.ENS() pour totaliser par personne et par période. Aucune macro n'est nécessaire.
Faut-il calculer la commission sur le montant du contrat ou sur l'encaissé ?
Sur l'encaissé. Une commission calculée sur le montant promis crée une dette dès qu'un paiement échoue, et il faut alors reprendre de l'argent à quelqu'un. En calculant échéance par échéance, une échéance qui n'arrive jamais ne génère simplement aucune commission.
Comment gérer un remboursement dans le tableau ?
Le plus simple est de ne rien annuler. On marque la vente comme remboursée pour la mémoire, et on laisse les commissions déjà acquises au vendeur, puisque le travail a été fait. Reprendre une commission versée est la meilleure façon de perdre un bon closer.
Peut-on partager le fichier sans que chacun voie les chiffres des autres ?
Pas vraiment. Excel protège des cellules, pas des lignes selon la personne qui regarde. Les contournements habituels, un fichier par vendeur ou un onglet masqué, créent autant de fichiers que de vendeurs et autant de risques d'écart entre eux.